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    软件介绍

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    IBM Lotus Notes 是一款世界优秀的企业级通讯、协同工作软件,IBM Notes Social Edition 9.0 是IBM Notes的最新版本。Notes 是一个强大的支持在多个操作系统上运行的工具,包括MicrosoftWindows操作系统,苹果操作系统,Linux操作系统。无论是发送和接收邮件,安排会议,浏览网页,还是使用基于Notes开发的应用程序办公,你都会体验到Notes的强大功能。

    IBM Lotus Notes 9

    接下来主要介绍了IBM Notes Social Edition 9.0版本的新功能,针对新用户的技巧提示,以及普通用户使用Notes的最佳实践。

    快速查找邮件新功能

    在IBM Notes Social Edition 9.0版本中,打开Notes的邮件主界面,任一视图中开始输入任意字符,或者按Ctrl + F键,Notes会自动弹出一个查找对话框,用户可方便地通过输入收/发件人关键字来查找相应的邮件。见图1.1。

    图1.1 使用收/发件人为关键字快速查找邮件

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    在查找对话框的查找范围列表,你可以选择根据收/发件人、主题、日期或者任何列查询。图1.2是一个通过主题关键字查找邮件的方法。

    图1.2 使用主题关键字快速查找邮件

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    在Notes的邮件主界面中,选择右上角的显示下拉菜单,选择按日期分组,按照日期对邮件进行分类,方便邮件的查找。

    图1.3 按照日期对邮件进行分类

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    新版本的几项默认设置及其配置方法

    在Notes主界面中,选择文件 -> 首选项 -> 窗口和主题,用户可以选择体验Notes具有全新的外观的IBM 社交主题,这个主题是IBM Notes Social Edition 9.0版本的默认主题。用户?#37096;?#20197;选择针对视力不佳的用户的操作系?#25345;?#39064;、Notes 8主题或者操作系?#25345;?#39064;。见图2.1。

    图2.1 更改主题

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    在Notes主界面中,邮件视图的日期是默认简化显示的:

    1. 当天收发的邮件日期默认省略,只显示时间。

    2. 昨天收发的邮件月份默认省略,只显示昨天和时间。

    3. 本年收发的邮件年份默认省略,是显示月日和时间。

    如果要更改缺省设置,选择查看 -> 定制此视图(V)…,在定制视?#32423;?#35805;框内,选择日期行,选择使用简略日期,点击?#33539;?#25353;钮之后,刷新定制好的视图,见图2.2。

    图2.2 邮件试图显示简化

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    Notes现在可以自动处理所有的会议更新,保持会议状态为最新。如果需要更改缺省设置,在Notes主界面中,选择文件 -> 首选项 -> 日历和待办事宜 -> 显示 -> 视图,进行设置。见图2.3。

    图2.3 自定义会议设置

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    在Notes主界面,打开按钮的右侧,可以设置显示快捷方式,选择查看 -> 显示快捷方式按钮。可以选择邮件、日历、联系人、主页、工作空间、发现和缩略图。见图2.4。选择显示快捷方式按钮列表里的所有选项,见图2.5。

    图2.4 设置快捷方式

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    图2.5 快捷方式显示位置

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    答复或转发消息后,Notes 会默认自动关闭消息选项卡,如果需要更改缺省设置,方法是选择Notes主菜单的文件 -> 首选项 -> 邮件 –> 基本选项卡,选择或者清空答复/转发时自动关闭原始电子邮件选项框。见图2.6所示。

    图2.6 自动关闭消

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    在新邮件到达后,Notes会默认在?#32842;?#21491;下?#24378;?#21040;非干扰的滑入式提醒,如果要更改缺省设置,选择文件 -> 首选项 -> 邮件 -> 发送和接收,选择或者清空在任务栏上显示图标的选项框。见图2.7。在这个设置界面,还可以设置是否?#29992;?#28040;息,接收邮件的时间间隔,接收到新邮件时是否播放声音等。

    图2.7 设置新邮件提醒

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    更加智能的工作方式

    IBM Notes Social Edition 9.0版本的工作方式更加智能。

    · 在已发送视图中执行回复全部操作时,Notes会自动?#22659;?#25910;件人栏中的当前发件人的姓名和邮箱地址。

    · 用户编译一个新建的会议的同时,打开检查日历…对话框,此时用户可以保持此对话框在顶部,并与Notes其它部分交互。

    · 现在无论邮件是在编辑状态还是阅读状态,邮件内容里面的Web链接都可以打开。在编辑状态下,按Ctrl键的同时单击Web链接可以将其打开。

    · 新建一个日历项,例如一个会议邀请,选择指定颜色…按钮,即可在首选项弹出框内编辑日历项目的颜色分类。见图3.1。

    · 在邮件主菜单,从右上角的搜索工具栏,单击下拉菜单,选择所有邮件和归档作为搜索范围。见图3.2。

    · 点击主菜单的查看 -> 搜索此视图,在显示结果下拉菜单项内,选择搜索结果的排列顺序。

    · 选择性?#31243;?#30340;快捷键是Ctrl+Alt+V,?#31243;?#20026;纯文本的快捷键是Ctrl+Shift+V。

    图3.1 日历颜色编码

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    图3.2 选择搜索范围

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    轻松访问Notes?#35797;?#30340;技巧

    在Notes主界面菜单栏,单击查看->右侧边栏面板。可以选择在右侧栏的面板中显示SameTIMe联系人,Sametime主要联系人,我的窗口小部件,订?#33041;?#31561;?#35797;礎?#35265;图4.1。可在右侧边栏中快速查看以及选择要使用的面板。见图4.2。

    图4.1 查看右侧边栏面板

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    图4.2 轻松选择右侧栏面板

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    Notes用户界面由视图菜单、工具栏、导航窗格、侧边栏以及打开面板组成,可用于轻松访问某些常用应用程序。见图4.3。

    图4.3 轻松访问用户界面

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    更多最佳实践以提高工作效率

    除了上述技巧,用户可以使用如下最佳实践来提高工作效率:

    · 如果需要保持某个文件夹处于文件夹列表的顶部,可以将该文件夹名称前添加数字或字母。Notes 按数字升序以及字母顺序排列文件夹,添加数字可将文件夹?#39057;?#39030;部。

    · 用户可以方便地将联系人从其它应用程序导出到文件,然后选择打开 -> 联系人,单击文件 -> 导入联系人,选择该文件,可以将联系人导入到现在新的邮件程序中。见图5.1。

    · 新的快捷键Ctrl+1、Ctrl+2、Ctrl+3可以用来分别打开邮件、日历或联系人。

    · 选择文件 -> 首选项 -> 基本 Notes 客户端配置 -> 启用备用键盘快捷键,既可以使用Ctrl + R执行答复邮件或日历项操作,使用Ctrl +Shift +R执行在邮件或日历项上答?#27492;?#26377;操作。

    图5.1 导入联系人

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    人性化设置

    用户可以方便地设置 Notes 自动保存工作内容的时间间隔,以减少数据丢失的风险。方法是单击文件 -> 首选项 -> 基本 Notes 客户端配置。选中每隔数分钟自动保存一次选项框,并输入分钟数。见图6.1。

    图6.1 自动保存工作内容的时间间隔

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    若用户希望Notes始终从上次停留的地方继续工作,单击文件 -> 首选项 -> 窗口和主题,并选择重新启动时,将重新打开关闭客户端前曾打开的所有选项项卡选项框。见图6.2。

    图6.2 设置Notes从上次停留的地方继续

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    普通用户使用Notes的最佳实践

    更好地管理您的邮件

    邮件签名是大多数商务用户常用的工具,在Notes9.0新版本中,可单击文件->首选项->邮件,并选择签名选项卡来设置签名。见图7.1。

    图7.1 邮件签名

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    拼写检查也是一个常用的功能,可以通过单击文件->首选项->邮件,在基本选项卡中,选择发送消息前进行拼写检查选项。见图7.2。

    图7.2 发送邮件时自动检查拼写

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    使用Notes编写邮件或者其它文档是时,选择文本菜单,即可选择如图7.3所示的各种文本编辑方法,当您将文本设置为所需的大小、类型和颜色后,可以选中此文本并选择文本->将当前字体设置为邮件缺省值。

    图7.3 设置文本大小、类型和颜色

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    很多情况下,邮件接收人都希望通过查看显示在邮件列表侧边的图标轻松辨别一封电子邮件是发送给自己的还是仅供自己参考,设置图标的方法是选择文件->首选项->邮件->收件人图标选项卡。见图7.4。

    图7.4 辨认邮件是发送给自己还是仅供参考

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    建立邮件规则、使用邮件规则以进行自动过滤邮件、归档邮件或者阻止待收邮件工作,会给日常工作带来极大的便利。在邮件的左侧导航窗格中,单击规则,即可新建规则,编辑规则,启用规则,或者禁用规则。见图7.5。

    图7.5 新建邮件规则

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    以新建规则为例,见图7.6,在指定条件下, 例如发件人的邮箱地址,或者邮件标题包含的关键字等,执行指定操作,例如移入某个文件夹,单击添?#24433;?#38062;。

    图7.6 新建规则界面

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    长期使用的邮箱大小常常会超出空间限制,用户需要定期归档旧电子邮件以释放空间。如图7.7所示,打开邮件,选择操作 -> 归档 -> 设置…,然后编辑现有条件或创建新条件,此条件将告知 Notes 要归档的文档以及对文档执行的操作。在编辑或创建归档条件后,从归档条件列表中选择期望的条件,然后单击启用按钮。如图7.8。若要立即归档,请回到Notes主菜单,选择操作 -> 归档 -> 立即归档。

    图7.7 归档旧电子邮件1

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    图7.8 归档旧电子邮件2

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    在用户处理多个事务时,常常需要Notes的帮助以更?#34892;?#30340;跟踪后续行动,此时可以选择一封电子邮件,然后单击工具栏上的小旗标志的图标。见图7.9所示。

    图7.9 标记电子邮件以便跟踪

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    日常工作中,我们常常需要快速分辨出不同发件人的邮件并分辨其优先级,Notes支持自动标记特定发件人的邮件在邮件列表中的颜色,方法如图7.10所示,单击文件->首选项->邮件,并选择发件?#25628;?#33394;选项卡。

    图7.10 快速识别发信人

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    选择收件箱视图,对于普通用户来说,若能查看紧跟在“主题”文本之后的邮件消息“正文”文本的开头,是极大的便利,可以提高工作效?#30465;?#22914;图7.11所示,单击显示->消息的开头,以显示消息正文文本。用户若将鼠标悬停在收件箱中的消息上,可以查看前一百个字符。

    图7.11 查看邮件消息“正文”文本的开头

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    更好地管理您的日历

    日历最重要的用途是查看可用的时间,以方便会议或者约会的安排。通过设置工作日和工作时间,您的同事知道您何时可参加会议。见图8.1所示,选择文件->首选项->日历和待办事宜->安排选项卡进行设置。

    图8.1 设置工作日和工作时间

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    在日历的左侧导航栏的一个月视图内,使用 PgUp 和 PgDn 键可以按月滚动查看,使用 Ctrl +PgUp 和 Ctrl +PgDn 可以按周滚动查看。当前多地协同办公已经已经常见,电话会议是此情况下不可缺少的工具,单击文件->首选项->日历和待办事宜,在电话会议信息字段中输入电话会议信息。如图8.2所示。

    图8.2 在会议中包含会议呼?#34892;?#24687;

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    安排会议或事件声明时,单击联机会议链接,可以选择现有的联机会议,或单击新建以添加新的联机会议信息。见图8.3。

    图8.3 添加联机会议

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    安排会议或事件声明时,不必担心参与会议的人员有多个时间冲突而无法统一时间,单击会议邀请底部的查找可用时间选项卡,可以方便地查看每个参会人的日历详细信息,?#37096;?#20197;选择摘要以查看推荐的会议时间。见图8.4所示。

    图8.4 看到他人是否能够参加会议

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    单击文件->首选项->邮件->访?#35270;?#25480;权选项卡->访问您的邮件和日历选项卡,可以授予一个或者多个用户或者群组访问您联系人的权限,以及全部或者部分您的邮件、日历和待办事业的访问权限。?#37096;?#20197;根据需要更改已经授予给个人或者组的访问权。见图8.5所示。

    图8.5 授权他人管理我的邮件

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    单击文件->首选项->邮件->访?#35270;?#25480;权选项卡-> 其他人邮件的快捷方式,在为以下人员的邮件文件创建快捷方式下,输入授权您访问其邮件的用户的名称,要从服务器目录中选择姓名,请单击此字段右侧的箭头。见图8.6所示。

    图8.6 指向其他人的日历的快捷方式

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    用户可以通过单击显示->时隙以查看未安排任何事件的时间,然后双击空闲时间以创建新条目。见图8.7所示。

    图8.7 每周规划

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